CÁCH VIẾT BUSINESS LETTER CHUYÊN NGHIỆP TRONG CÔNG VIỆC

Chào các bạn, Mr.Khoa Đoàn đã quay trở lại với bài viết lần này – chia sẻ cách viết Business Letter chuyên nghiệp cho bạn!

Như các bạn đã biết kỹ năng Writing là một trong những kỹ năng quan trọng. Business Letter hay còn có thể hiểu là thư công việc cũng là một phần rất quan trọng trong Writing, một lá thư công việc “đẹp” về nội dung vừa thể hiện được khả năng tiếng Anh của bạn thật sự tốt, vừa gây được ấn tượng với các đối tác và các nhân viên.

Vậy cách viết Business Letter chuyên nghiệp trong công việc sẽ thế nào? Thư công việc sẽ gồm những phần nào? Mỗi phần nên trình bày nội dung như thế nào?

Đừng quá lo lắng vì bài viết này sẽ thật sự bổ ích dành cho bạn, hãy cùng thầy tìm hiểu về thông tin chi tiết của một lá thư công việc bằng tiếng Anh nhé!

Business Letter là gì?

Trước hết, các bạn cần tìm hiểu, thế nào là một lá thư công việc? Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu, “Business letter” là một dạng thư mang tính chuyên nghiệp (professional) và trang trọng (formal) được gửi từ một công ty, doanh nghiệp.

Thư công việc có thể dùng cho những trao đổi thông tin trang trọng và chuyên nghiệp giữa đối tác kinh doanh, nhân viên, cổ đông cũng như là cá nhân nào đó.

Hầu hết, đối với các lá thư kinh doanh, doanh nghiệp đều tuân thủ theo một quy tắc chung để có thể đưa ra một định dạng (format) dễ hiểu cho người xem. Một lá thư từ doanh nghiệp sẽ có những thông tin cơ bản như ngày, tháng, năm, thông tin người gửi và nhận thư, và kèm theo là từ 1 tới 2 đoạn văn. 

Cách viết Business Letter

Phần thông tin của người gửi (Information of senders)

Trong phần này, các bạn cần viết những thông tin cơ bản địa chỉ doanh nghiệp. Nhiều người sẽ nghĩ rằng, nên viết họ tên ở phần đầu lá thư. Tuy nhiên, điều này được cho là không cần thiết, bởi vì các bạn sẽ ký tên và ghi họ tên mình ở phần cuối.

Phần ngày, tháng, năm (Date)

Các bạn nên viết đầy đủ ngày, tháng, năm thay vì viết tắt.

Ví dụ:

Friday, April 5, 2022 (Đúng)

Fri, April 5, 22 (Sai)

Cũng cần lưu ý, tuỳ theo đối tượng nhận thư mà bạn cân nhắc ghi múi giờ sao cho phù hợp với người nhận.

Phần địa chỉ người nhận (Recipient’s address)

Đơn giản như thầy đã nêu trên tiêu đề, đây là địa chỉ thư của bạn được gửi.

Viết tên người nhận, danh xưng của họ (Mr./Mrs./Ms./Dr.) và địa chỉ. Tóm lại, các bạn hãy viết một cách cụ thể nhất có thể.

Ví dụ một sample như sau:

Mr. Mike Brown

Executive Director

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Los Angeles, California 90038

Lưu ý:

Dùng (Ms.) khi bạn không rõ về tình trạng hôn nhân của người nhận (trong trường hợp gửi cho đối tác nữ).

Phần lời chào (Salutation)

Lời chào trong thư công việc thể hiện sự tôn trọng của bạn với người nhận, vì thế phải cân nhắc lựa chọn lời chào phù hợp dựa trên mối quan hệ của các bạn với người đó.

Nếu bạn biết người đang gửi thư, và bạn chủ yếu gọi họ bằng tên đầu tiên, thì việc sử dụng tên đầu tiên của họ sẽ ổn.

Ví dụ: for, Mike/ dear, Mike.

Tuy nhiên, có những ngoại lệ đối với trường hợp này.

 Cùng thầy xem qua ví dụ:

Nếu không chắc chắn về giới tính của ai đó, bạn có thể sử dụng tên đầy đủ của họ.

Ví dụ: Dear, Taylor Brown.

Phần thân bài (Body)

Đây là phần quan trọng nhất của lá thư công việc, phần Body phải bao gồm ít nhất 3 đoạn và yêu cầu diễn đạt rõ ràng, rạch mạch, cụ thể và ngắn gọn.

Nếu các bạn muốn người nhận có một ấn tượng tốt về bạn, hãy dùng ngôn từ phù hợp, sắp xếp câu hợp lý, rõ ràng nhất có thể (Đây còn được gọi là crystal-clear paragraph).

Trong phần mở đầu của thân bài (introduction), hãy giới thiệu bản thân và trình bày mục đích của lá thư một cách ngắn gọn nhất có thể. 

Trong trường hợp bạn không biết người nhận là ai, hãy thử viết phần mở đầu như sau:

“I am writing to you regarding…” 

Trong đoạn kế tiếp, các bạn hãy đi đến trọng tâm của lá thư công việc, trình bày một cách ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề tránh việc quá dài dòng và lan man.

Ở phần khép lại thân bài hay còn gọi là closing paragraph, các bạn hãy tóm gọn lại những ý chính về quan điểm, luận điểm đã trình bày, sau đó có thể lên kế hoạch cho quá trình hoạt động tiếp theo.

Phần kết (Closing)

Đến với phần closing, các bạn có thể để lại một dòng cho người nhận, họ có thể liên hệ với bạn hoặc nhóm của bạn thế nào nếu có những thắc mắc cần được hỗ trợ.

Để lịch sự hơn, hãy gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người nhận vì đã đọc lá thư của bạn để tăng tính thiện cảm.

Hãy chắc chắn rằng phần closing của các bạn không dài dòng quá 2 câu.

Ví dụ có thể viết ngắn gọn như:

• Kindly email me at (your email) to schedule a meeting. Thank you!

• If you have any queries, don’t hesitate to call me at (your contact number).

Phần phụ kết (Complimentary Closing)

Đây được xem là phần remark của phần cuối lá thư, bạn có nhiều lựa chọn nhưng nên dùng một cụm để thể hiện sự tôn trọng cũng như lịch sự với đối tác kinh doanh của các bạn.

Thầy khuyến khích các bạn nên sử dụng những cụm như: “Yours Truly”, “Respectfully”, “Sincerely”cho trường hợp trang trọng.

Còn trong những trường hợp ít trang trọng hơn (less formal), bạn có thể dùng các cụm như  “All the best”, “Thank you”, “Regards”… 

Nói chung, tùy đối tượng nên cân nhắc sử dụng từ ngữ sao cho phù hợp. Lưu ý, hãy chấm câu sau khi viết Complimentary Closing.

Phần chữ ký (Signature)

Ở dưới phần Complimentary Closing là phần mà các bạn ký và ghi họ tên.

Hãy đảm bảo rằng, bạn chừa đủ khoảng 4 dòng để có đủ khoảng trống cho chữ ký của các bạn, sau đó hãy nhớ để lại họ tên bên dưới chữ ký. Bạn cũng có thể ghi danh xưng công việc của bạn bên dưới họ tên.

Thầy sẽ lấy ví dụ cụ thể:

Mẫu thư công việc (Sample of Business letter)

Bên trên là tổng hợp những bước cơ bản về cách viết Business Letter thầy đúc kết từ kinh nghiệm bản thân.

Thầy chúc các bạn sẽ có thể vận dụng tốt bài viết vào công việc của mình để đạt hiệu quả tốt nhất, thể hiện được sự chuyên nghiệp và chỉnh chu của các bạn trong quá trình liên hệ và thông tin đến người khác.

Lữ Đoàn Tuấn Khoa.

Xem thêm một số bài viết để cải thiện kỹ năng Writing nè:

BÀI MẪU IELTS WRITING TASK 1 DẠNG PIE CHART: PHÂN TÍCH CHI TIẾT & HƯỚNG DẪN VIẾT BÀI

BÀI MẪU IELTS GENERAL WRITING TASK 1 BAND 7.0+ – WRITING A LETTER TO APPLY FOR A JOB

TỔNG HỢP BÀI MẪU IELTS WRITING TASK 1 – PHẦN 1